Was sind flexible Arbeitsplätze?

Flexible Arbeitsplätze sind temporär nutzbare Büroarbeitsplätze, die keiner bestimmten Person dauerhaft zugeordnet sind. Unternehmen, Selbstständige oder Projektteams können einen Arbeitsplatz für einzelne Stunden, Tage oder nach vereinbarter Verfügbarkeit nutzen, ohne einen festen eigenen Büroraum dauerhaft anzumieten.

Im Zusammenhang mit flexibler Büroinfrastruktur werden dafür häufig die Begriffe Hot Desk und Flex Desk verwendet. Sie eignen sich insbesondere für Unternehmen, deren Mitarbeitende nur gelegentlich vor Ort arbeiten, zwischen Terminen einen professionellen Arbeitsplatz benötigen oder keinen dauerhaft besetzten Büroarbeitsplatz vorhalten möchten.

Hot Desk und Flex Desk: Was ist der Unterschied?

Hot Desk und Flex Desk beschreiben grundsätzlich Arbeitsplätze zur wechselnden Nutzung. In der Praxis werden die Begriffe teilweise gleich verwendet. Je nach Anbieter kann sich jedoch unterscheiden, ob ein Arbeitsplatz frei gewählt wird oder für einen bestimmten Zeitraum reserviert werden kann.

Für welche Unternehmen sind flexible Arbeitsplätze geeignet?

Flexible Arbeitsplätze können für Unternehmen sinnvoll sein, die keine dauerhafte Bürofläche benötigen, aber zeitweise einen geeigneten Arbeitsort außerhalb des Homeoffice oder beim Kunden brauchen. Das betrifft beispielsweise Gründer, Holdinggesellschaften mit schlanker Verwaltung, externe Projektteams oder Unternehmen mit überwiegend mobiler Organisation.

Auch für ausländische Unternehmen, Montagefirmen oder Projektgesellschaften kann eine bedarfsorientierte Nutzung hilfreich sein, wenn Mitarbeitende nur zeitweise an einem Standort arbeiten. Ob die konkrete Ausstattung und Verfügbarkeit den jeweiligen Arbeitsablauf unterstützt, sollte vorab geprüft werden.

Worauf sollten Sie bei der Nutzung achten?

Bei gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen sind Vertraulichkeit, IT-Sicherheit und organisatorische Abläufe besonders wichtig. Vertrauliche Unterlagen sollten nicht offen liegen bleiben. Ebenso sollte geklärt werden, ob ein sicheres WLAN, geeignete Möglichkeiten für Telefonate und Besprechungen sowie abschließbare Aufbewahrungsmöglichkeiten vorhanden sind.

• Prüfen Sie, ob Arbeitsplätze rechtzeitig reserviert werden können.
• Klären Sie, welche technische Ausstattung verfügbar ist.
• Achten Sie auf einen angemessenen Umgang mit vertraulichen Daten und Unterlagen.
• Berücksichtigen Sie, ob für Videokonferenzen oder Kundengespräche separate Räume erforderlich sind.
• Stimmen Sie die Nutzung auf die tatsächlichen Präsenztage Ihres Teams ab.

Ergänzung zur Domiziladresse

Eine Domiziladresse und flexible Arbeitsplätze können sich organisatorisch ergänzen, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen. Die Domiziladresse betrifft die geschäftliche Anschrift und gegebenenfalls die Postannahme. Ein Hot Desk oder Flex Desk stellt dagegen einen Arbeitsplatz für die tatsächliche, zeitweise Büroarbeit bereit.

Wenn Sie eine Geschäftsadresse mit gelegentlich benötigter Büroinfrastruktur verbinden möchten, sollten Sie die jeweiligen Nutzungsbedingungen getrennt prüfen.

Die Glossareinträge Büroraum nach Bedarf und Coworking Space vertiefen den Zusammenhang.

Der Beitrag „Büro nach Bedarf“ vertieft die praktische Einordnung.