Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie beschreiben, wie steuerlich relevante digitale Informationen erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und bei einer Prüfung bereitgestellt werden sollen.

Die GoBD sind für Unternehmen relevant, die Buchhaltungssoftware, E-Mail-Postfächer, Dokumentenmanagementsysteme, Scan-Lösungen oder digitale Postservices einsetzen. Entscheidend ist nicht eine bestimmte Software, sondern ein nachvollziehbarer, dokumentierter und kontrollierbarer Prozess.

Welche Unterlagen können betroffen sein?

Betroffen sind Unterlagen und Aufzeichnungen mit steuerlicher Bedeutung, beispielsweise Rechnungen, Buchungsdaten, Kassenaufzeichnungen, Belege, Verträge und geschäftsrelevante E-Mails. Eine E-Mail ist nicht allein wegen ihres Formats aufbewahrungspflichtig. Maßgeblich sind Inhalt und Funktion.

Auch digitalisierte Papierdokumente können unter die GoBD fallen. Unternehmen sollten deshalb klären, wie der Eingang dokumentiert, der Scan erstellt, das Dokument abgelegt und ein Original gegebenenfalls weiterbehandelt wird.

Warum sind GoBD für digitale Post wichtig?

Bei einer digitalen Postverwaltung werden Briefe angenommen, gegebenenfalls geöffnet, gescannt und elektronisch weitergegeben. Enthält die Post steuerlich relevante Unterlagen, muss der Weg vom Eingang bis zur Ablage nachvollziehbar bleiben. Eine ungeordnete Sammlung von PDF-Dateien reicht dafür nicht automatisch aus.

Wichtige Prüfpunkte sind die eindeutige Zuordnung, das Eingangsdatum, Zugriffsrechte, Freigaben, Änderungen und die spätere Auffindbarkeit. Auch die Behandlung von Papieroriginalen sollte geregelt werden.

Welche Rolle spielt die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Daten und Dokumente im Unternehmen verarbeitet werden. Sie sollte die tatsächlichen Abläufe abbilden: vom Posteingang und Scan über die Weitergabe bis zur Ablage und Aufbewahrung.

Ändern sich Systeme, Zuständigkeiten oder Arbeitsabläufe, sollte die Dokumentation überprüft und angepasst werden. Sie unterstützt damit nicht nur eine steuerliche Prüfung, sondern auch die interne Qualitätssicherung.

Was sollten Unternehmen praktisch prüfen?

• Welche Dokumente steuerlich relevant sein können.
• Wie Eingang, Scan, Freigabe und Ablage dokumentiert werden.
• Wer Dokumente ansehen, bearbeiten oder löschen darf.
• Ob Unterlagen vollständig, lesbar und auffindbar bleiben.
• Ob die Verfahrensdokumentation der tatsächlichen Arbeitsweise entspricht.

Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD zuletzt mit Schreiben vom 14. Juli 2025 angepasst. Die konkrete Umsetzung hängt von den eingesetzten Systemen, den Dokumentarten und den Geschäftsprozessen ab.

Ergänzend ist der Glossarbegriff Revisionssicherheit relevant.

Weiterführende Beispiele enthält der Beitrag „Digitale Poststelle: Prozesse und Vorteile“.