Was ist ein Post-Scan-Service?

Ein Post-Scan-Service digitalisiert eingehende Briefe und stellt sie Ihnen elektronisch bereit. Dazu nimmt ein Dienstleister die Sendungen an, öffnet sie nach einer vereinbarten Regelung, scannt die Inhalte ein und übermittelt die Dateien über einen geschützten digitalen Zugang. Unternehmen können ihre Geschäftspost dadurch ortsunabhängig bearbeiten, ohne dass jede Sendung zunächst physisch an einen festen Arbeitsplatz weitergeleitet werden muss.

Wie funktioniert der digitale Postscan?

Der konkrete Ablauf eines Post-Scan-Service wird vorab festgelegt. Entscheidend ist, welche Sendungen geöffnet und digitalisiert werden dürfen, wie mit Einschreiben oder vertraulichen Briefen umzugehen ist und in welchem Format die Dateien bereitgestellt werden.

1. Die Post wird an der vereinbarten Geschäfts- oder Domiziladresse entgegengenommen.
2. Die Sendungen werden entsprechend der vereinbarten Vorgaben sortiert und geöffnet.
3. Briefe und Anlagen werden eingescannt und als digitale Dokumente abgelegt.
4. Die digitalisierten Unterlagen werden Ihnen elektronisch zur Verfügung gestellt, damit Sie sie prüfen, weiterleiten oder in Ihre interne Dokumentenablage übernehmen können.

Ein gut organisierter Prozess berücksichtigt auch Ausnahmen. Dazu gehören etwa Pakete, Einschreiben, unvollständige Sendungen oder Post, die nicht geöffnet werden soll. Solche Fälle sollten im Leistungsumfang und in den internen Zuständigkeiten klar geregelt sein.

Welche Rolle spielt OCR beim Post-Scan-Service?

OCR steht für Texterkennung. Diese Technologie kann den Inhalt eines gescannten Dokuments maschinenlesbar machen. Dadurch lassen sich Begriffe, Namen, Rechnungsnummern oder Adressen in vielen Fällen über eine Suchfunktion finden, ohne jede Seite manuell öffnen zu müssen.

Die Qualität der OCR-Erkennung hängt jedoch vom Dokument ab. Maschinengeschriebene, kontrastreiche und sauber gescannte Briefe lassen sich in der Regel besser erkennen als handschriftliche Unterlagen, Kopien mit schlechter Lesbarkeit oder Dokumente mit Stempeln, Knicken und unruhigem Hintergrund. OCR erleichtert die Recherche, ersetzt aber keine Prüfung wichtiger Inhalte oder Fristen.

Was ist bei Originalen zu beachten?

Das Scannen eines Briefs beantwortet noch nicht die Frage, was mit dem Papieroriginal geschieht. Je nach Vereinbarung können Originale für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt, gesammelt weitergesendet oder nach Ablauf einer Frist vernichtet werden. Unternehmen sollten insbesondere bei Vertragsunterlagen, Behördenpost, Zahlungsaufforderungen und Unterlagen mit Unterschriften festlegen, welche Dokumente im Original benötigt werden.

Für steuerlich oder handelsrechtlich relevante Unterlagen können besondere Anforderungen an Aufbewahrung und digitale Archivierung bestehen. Ob ein Scan im Einzelfall ausreicht, hängt unter anderem von der Art des Dokuments und den geltenden Aufbewahrungspflichten ab. Eine fachkundige steuerliche oder rechtliche Prüfung kann bei sensiblen Unterlagen sinnvoll sein.

Post-Scan-Service, Postweiterleitung und digitale Archivierung im Vergleich

Wann ist ein Post-Scan-Service für Unternehmen sinnvoll?

Ein Post-Scan-Service ist besonders relevant, wenn Geschäftsführung, Verwaltung oder Projektteams nicht dauerhaft am Ort der Geschäftsadresse arbeiten. Das betrifft beispielsweise Holdinggesellschaften, Unternehmen mit Remote-Strukturen, Projektgesellschaften oder ausländische Unternehmen mit organisatorischem Bedarf in Deutschland. Voraussetzung ist ein klarer Umgang mit Zugriffsrechten, Vertraulichkeit, Originalen und der Weiterbearbeitung eingehender Dokumente.

Im Zusammenhang mit einer Geschäftsadresse kann CHP Services die Annahme und digitale Bereitstellung von Post organisatorisch unterstützen. Welche Sendungen gescannt, weitergeleitet oder im Original aufbewahrt werden, sollte dabei passend zur Unternehmensorganisation vereinbart werden.

Ergänzend sind die Glossarbegriffe Digitale Postverwaltung und Revisionssicherheit relevant.

Weiterführende Beispiele enthält der Beitrag „Post-Scan-Service für Holdings“.